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#018: Automatisierte Buchhaltung Richtig Angehen | m. Raphaela Janauschek

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Überblick

Die Buchhaltung ist für jedes Unternehmen sehr wichtig. Oft nimmt die Buchhaltung viel Zeit in Anspruch ... deswegen schauen wir uns gemeinsam mit Raphaela Janauschek an, wie man die Buchhaltung sinnvoll automatisieren kann. 

Raphaela ist Steuerberaterin mit einem speziellen Fokus auf Betriebsberatung und Digitalisierung im Rechnungswesen und leitet die bena AFS (eine Steuerberatungskanzlei aus Wien).

In dem Gespräch unterhalten wir uns über folgende Themen:
00:00 Recap
01:54 Intro
05:08 Ab wann ist automatisierte Buchhaltung sinnvoll?
10:58 Steuerberatung vs. Buchhaltung
22:56 Welche Teil-Bereiche kann man automatisieren?
29:37 Challenges bei automatisierter Buchhaltung
36:29 Risiken im Bezug auf die DSGVO
40:49 First Steps beim Automatisieren der Buchhaltung
51:20 Bestehende Software besser nutzen
54:50 Daten schneller für den Steuerberater vorbereiten
01:09:52 Bullet Fragen

Raphaela Janauschek
https://www.bena-afs.at/
https://www.linkedin.com/company/bena-accounting-&-financial-services-gmbh/about/

// WordPress Community Gruppe //
https://dominikliss.com/community

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Raphaela Janauschek Steuerberaterin mit einem speziellen Fokus auf Betriebsberatung und Digitalisierung im Rechnungswesen

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Transkript

In meinem Fall ist es zum Beispiel so, dass ich jetzt drei, vier Rechnungen im Monat ausschreibe und dann ein paar Ausgaben ins System einbuche und das war's.

Also das ist bei mir so eine Arbeit von, sage ich jetzt mal, zwei Stunden im Monat.

Macht das überhaupt den Sinn, eine automatisierte Buchhaltung einzuführen? Ab wann ist das sinnvoll? Inwiefern würde mir das den Alter erleichtern? Ob du jetzt zwei Stunden für die Buchhaltung brauchst oder vielleicht nur eineinhalb, ist vielleicht am Anfang noch egal, aber ob du dann zehn Stunden brauchst für die Buchhaltung, einfach weil es viel wird, oder nur sechs Stunden, das ist schon, finde ich, relevant.

Viele werden jetzt vielleicht nicht selber ihre Steuererklärungen machen, sondern werden die Buchhaltung vorbereiten, um das dann einem Steuerberater zu geben.

Und da gibt es dann gerade die Möglichkeiten, wenn du auf Spreadsheets oder in einem Programm arbeitest, das auch ganz oft CSV oder Dein ausgeben kann, dass du doch den Steuerberater zur Verfügung stellst und er spielt das ein.

Damit hast du auf der professionellen Seite also Spaß der Zeit und Kosten.

Daher macht das jetzt keinen großen Unterschied, in welchem Land du bist, wo du jetzt gerade zuhörst, sondern es ist halt einfach ein allgemeines Konzept, welches dir helfen kann, deinen Alltag zu erleichtern.

Also inwiefern kann ich mir da vorstellen, was automatisiert werden kann in der Buchhaltung, wenn es um den Alltag geht, was jemandem wirklich helfen würde? Auf Ausgangsrechnungsseite gibt es schon wahnsinnig viel, was dir da helfen kann.

Eingangsrechnungsseite, sprich die Rechnungen, die reingehen, die dann bei dir eine Ausgabe darstellen.

Entweder scannst du die mit dem Handy-App oder du hast so einen Dokumentenscanner und das geht dann durch ein Programm durch, die quasi die Rechnung erlesen können und auch teilweise verknüpfen können.

Aber bei den Ausgaben ist tatsächlich die KI in der Vollständigkeit noch nicht so gut, wie bei den Ausgangsrechnungen selbst, das muss man leider sagen.

Was ist so der First Step, den ich angehen kann, um meine Buchhaltung zu automatisieren? Hallo und herzlich willkommen bei der 18. Episode der Dominik Liss Show.

In dem Podcast geht es um WordPress und Business Talks und in dieser Episode fokussieren wir uns stärker auf den Business Part und zwar auf die automatisierte Buchhaltung.

Zu dem Thema unterhalten wir uns mit Raphaela Janauschek und Raphaela ist Steuerberaterin und leitet die BNA-AFS.

BNA-AFS ist eine Steuerberatungskanzlei mit mittlerweile schon zwölf Leuten und sie haben sich auf Betriebsberatung und Digitalisierung im Rechnungswesen spezialisiert und was das genau bedeutet, was die Raphaela macht, wird sie uns gleich erzählen.

Das Gespräch werden wir so in zwei Segmente aufteilen.

Also am Anfang werden wir darüber sprechen, was die Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet und wie man das automatisieren kann und wie das theoretisch ausschaut.

Vorteile, Nachteile, wann macht das Sinn, wann macht das keinen Sinn und im zweiten Teil werden wir das praktisch angehen, wie kannst du diesen praktischen Ansatz für dein Unternehmen finden, damit eine automatisierte Buchhaltung sinnvoll ist, wie kannst du deine Daten vorbereiten und wie kannst du das Ganze angehen, damit du jetzt nicht mehr Arbeit hast mit der automatisierten Buchhaltung als mit der manuellen Buchhaltung.

In dem Sinn, hallo Raphaela, herzlich willkommen.

Könntest du dich bitte kurz selbst vorstellen, auch in deinen eigenen Worten und kurz die Frage beantworten, welche Probleme du für deine Kunden löst.

Hallo lieber Dominik, vielen Dank, dass ich dabei sein darf.

Ich freue mich sehr, hier Paar zu sein.

Ich bin Steuerberaterin, wie du schon gesagt hast.

Wir haben ein kleines Unternehmen, eine kleine Steuerberatungskanzlei, die ich mit einer Partnerin gemeinsam führe in Wien.

Wir haben uns schon seit langem oder ich habe mich eigentlich schon seit langem mit der Digitalisierung und vor allem Automatisierung von Prozessen beschäftigt, weil ich komme grundsätzlich, habe ich auch gestartet in der Steuerberatungskanzlei und dann war ich ein bisschen in der Wirtschaftsprüfung.

Da schaut man sich ganz genau Prozesse in Unternehmen an, um auch Frauds und Errors leichter zu erkennen.

Dann war ich im Konzernrechnungswesen, die machen das natürlich schon viel professioneller als manche KMUs und bin dann auch wieder zurückgegangen, weil gerade die KMUs immer noch so ein bisschen back to the roots, so wie man es früher gelernt hat und man sammelt seine Belege und sowas und habe festgestellt, dass ich dort eigentlich sehr viel Potenzial habe, um auch in der Prozessberatung Fuß zu finden und das mache ich jetzt sehr gerne mit Leidenschaft und es funktioniert ganz gut und auch da helfe ich vor allem Kleinen, die dann immer sagen, das orientiert sich bei mir nicht, weil ich habe ja nur ein paar Belege, helfe ich auf dem Weg ins neue Jahrtausend.

Ich meine, mittlerweile haben wir 2023, ich mache das Ganze jetzt schon seit 2007 und trotzdem ist es immer noch so, dass mir ganz viele Menschen entgegenkommen und sagen, nein, also bei mir zahlt sich das wirklich nicht aus, also das geht so schnell, das tippe ich schnell ab und da zeige ich ihnen dann, dass sie doch falsch liegen oder dass ich Möglichkeiten finde, ihnen ein bisschen Zeit zu sparen und damit Lebensqualität.

Das ist einmal grundsätzlich mein Ansatz.

Okay, also voll cool, dass du heute da bist.

Vielen, vielen Dank für deine Zeit.

Meistens, wenn ich so den Zuschauer oder die Zuschauerin des Podcasts hier einschätzen würde, da haben wir letztens noch eine kleine Umfrage gemacht, würde ich sagen, dass die selbst eben WordPress -Webseiten umsetzen oder allgemeine Webseiten umsetzen und in der Form Teil eines Businesses sind, selbst ein Business leiten oder selbstständig sind und einfach diesen Business Aspekt im Alltag haben und so wie, glaube ich, jeder mal am Beginn dasteht, ist eben, ich habe ein Spreadsheet, ich habe eine Excel-Datei, da trage ich meine Eingaben und Ausgaben ein und das ist so die Buchhaltung, glaube ich, mit der jeder anfänglich dasteht, kann ein bisschen ein Chaos entstehen, je nachdem, wie man das angeht und wie man dann damit umgeht und viele Leute legen sich dann ein Programm zu, eine Software zu, die einfach Rechnungen für die generiert oder allgemein halt, damit die einen Überblick haben und da würde ich jetzt eben von dem Punkt ausgehen, dass die Leute entweder schon eine bestehende Software haben oder Excel verwenden, ich glaube, das sind so die zwei Use Cases, die so sehr gängig sind, zumindest war es bei mir so, dass ich mit Excel angefangen habe und dann auf eine eigene Software umgestiegen bin.

In der Form denke ich mir eben, ab wann macht so die automatisierte Buchhaltung Sinn, weil in meinem Fall ist es zum Beispiel so, dass ich jetzt, keine Ahnung, drei, vier Rechnungen im Monat ausschreibe und dann ein paar Ausgaben ins System einbuche und das war's, also das ist bei mir so eine Arbeit von, ich sehe jetzt mal zwei Stunden im Monat, macht das überhaupt Sinn in meinem Fall oder im Fall von anderen Leuten, die da jetzt gerade zuhören, eine automatisierte Buchhaltung einzuführen, ab wann ist das sinnvoll, inwiefern würde mir das den Alltag erleichtern? Das waren jetzt viele Fragen auf einmal irgendwie, auch wenn du sie am Schluss dann zusammengefasst hast.

Ich bin ja eine große Verfechterin, es fängt an mit Tag 1, dass ich mich schon mit der Digitalisierung und Automatisierung beschäftige und so wie du sagst, es gibt viele Selbstständige, die einfach schon nebenbei mal so ein bisschen in Excel machen und am Anfang ist das auch alles sehr übersichtlich, weil da hast du ein paar Ausgangsrechnungen, dafür hast du vielleicht ein Programm, manche verwenden sogar noch einfach ein Word oder sonst ein Schreibprogramm, um das zu machen und dann tragen sie das in ein Excel ein und dann passt das.

Wenn man viele Rechnungen hat, dann würde ich tatsächlich schon auf ein kleines Programm gehen, wo du auch Kundendaten zum Beispiel drinnen hast und die Ausgangsrechnungen in einem gefertigten Layout rausgehen an das PDF und zum Beispiel verschickt werden können per E-Mail und vielleicht sogar auch eine offene Postenverwaltung hast.

Also ich sage jetzt, bei vier Ausgangsrechnungen im Monat hast du es vielleicht noch im Griff, bei mehr würde ich schon gerade bei den Ausgangsrechnungen und bei den Bezahlungen auf ein Programm gehen, ob es jetzt ein selbst gestriptetes ist oder ob das ein zugekauftes ist.

Ich glaube, das ist jetzt gerade in eurer Branche kann man sich sehr schnell eines schreiben und hat genau das, was man braucht für seine Needs und diese Sachen kann man ja dann auch verwenden.

Also viele werden jetzt vielleicht nicht selber ihre Steuererklärungen machen, sondern werden die Buchhaltung vorbereiten, um das dann einem Steuerberater zu geben und da gibt es dann gerade die Möglichkeiten, wenn du auf Spreadsheets oder in einem Programm arbeitest, das auch ganz oft CSV oder Dein ausgeben kann, dass du das dem Steuerberater zur Verfügung stellst und er spielt das ein und damit hast du auf der professionellen Seite, also sparst du Zeit und Kosten und vielleicht jetzt noch mal kurz zurück zu deiner Anfangsfrage zu gehen, ab wann zahlt sich das aus? Ich meine, ab Beginn, du kannst natürlich jetzt sagen, wenn du nur acht oder bis 20 Belegen, sage ich immer, zahlt es sich vielleicht nicht unbedingt aus, jetzt auf ein Programm zu gehen, sondern da bist du vielleicht wirklich mit dem Tippen im Monat schneller, aber es gibt ganz tolle Handy-Apps schon, wo du einen Beleg abfotografierst und der macht dir dann draußen ein Spreadsheet und da musst du nur noch drüber kontrollieren und sparst du zumindest die Tipparbeit, weil ob du jetzt zwei Stunden für die Buchhaltung brauchst oder vielleicht nur eineinhalb, ist vielleicht am Anfang noch egal, aber ob du dann zehn Stunden brauchst für die Buchhaltung, einfach, wenn es viel wird oder nur sechs Stunden, das ist schon, finde ich, relevant und manchmal ist ja auch diese Buchhaltung, ich weiß nicht, wie es bei dir so ist, meine Buchhaltung mache ich immer ganz zum Schluss, weil das ist das, was ich eigentlich nicht so gerne mag und dann wird es viel und ob ich jetzt dann acht Stunden für eine Buchhaltung brauche oder vielleicht nur fünf, das macht schon einen Unterschied.

Dann ist die Hürde, hinzugreifen und nicht zu holen.

Ja, es kann sehr energieraubend sein, dann alle Rechnungen zusammenzusuchen, alle möglichen Ausgangs- und Eingangszahlungen hier zusammenzufassen und diese dann zu kategorisieren.

Dann fehlt dir ein Online-Beleg, dann musst du wieder bei Amazon Business nachschauen und diese Dinge und das finde ich tatsächlich mühselig.

Kurze Unterbrechung in eigener Sache, deswegen das Hemd und zwar geht es um die WordPress Community Gruppe.

Wir haben jetzt eine Community Gruppe auf Discord und dort kannst du Antworten auf deine WordPress Fragen finden, du bekommst konstruktives Feedback zu deinen WordPress Projekten und es gibt regelmäßige Sprechstunden, die ich dort posten werde, dort kannst du live deine Fragen stellen oder einfach teilnehmen und suchen, welche Fragen andere Teilnehmer haben.

Dort werden teilweise auch Podcast-Gäste sein, andere Experten aus der WordPress-Branche, also da wirst du wirklich cooles Feedback bekommen und coole Antworten auf deine Fragen und das alles ist kostenlos.

Das einzige, was du machen musst, du musst unten auf den Link klicken, dort kommst du zu der Seite, wo du dich anmelden kannst und dann bekommst du die gesamte Anleitung, wie du in der Community Gruppe beitreten kannst und jetzt geht es weiter mit dem Video.

Was ich hier noch gerne erklären würde, weil die Begriffe werden, glaube ich, oft in ein bisschen verflochten verwendet, also der Unterschied zwischen Steuerberatung und Buchhaltung, weil in der Form fokussieren wir uns auf die automatisierte Buchhaltung, aber keine Ahnung, könntest du bitte kurz die zwei Begriffe erklären, inwiefern die sich voneinander unterscheiden und was die Unterschiede sind und was wir uns da jetzt fokussieren wollen in dieser Episode.

Was ich vielleicht da noch kurz sagen möchte, ich bin ja Steuerberaterin, also grundsätzlich beschäftige ich mich ja mit Betriebsberatung, das ist das, was mir Spaß macht, also ich bin in ganz vielen Klein- und Mittelunternehmen der CFO, einfach aus mangelnden Alternativen intern und weil es eine sehr vertrauensvolle Aufgabe ist, aber wir fokussieren uns ja heute auf Buchhaltung selbst und Buchhaltung in einem wahnsinnig antiquierten und langweiligen Touch muss es aber nicht sein, weil eigentlich ist die Buchhaltung die Zahlenbasis für dein Controlling und Controlling klingt schon wieder cool, weil damit kannst du was anfangen und was ich da vielleicht noch sagen möchte bei der Buchhaltung selbst, das ist ja nichts anderes, als dass wir die Einnahmen und die Aufwendungen in Kategorien ordnen, weil man möchte zum Beispiel auf einen Blick wissen, wie viel gebe ich für Miete aus und für Telefon und wie oft gehe ich essen und was kostet mich das und das ist ja eigentlich Buchhaltung, das ist das auch am Ende, was ja eigentlich den Unternehmern interessieren sollte, wie viel nehme ich ein, wie viel gebe ich aus und wofür gebe ich es aus und sind da vielleicht auch Aufwendungen drin, die ich nicht benötige und am Schluss interessiert sich das Finanzamt dafür, wie viel nimmt er ein, das ist das Wichtigste, wie viel gibt er aus und wofür gibt er es aus und ist es eh betrieblich, also das Finanzamt interessiert sich vor allem darum, sind die Ausgaben, die du ansetzt sowieso betrieblich und sind alle Einnahmen da, aber den Unternehmern interessiert es ja, wofür gebe ich mein Geld aus und dafür brauche ich die Buchhaltung und wenn ich jetzt wieder zurückgehe, zum Beispiel in meine Spreadsheet-Lösung, da brauche ich noch gar kein großes Programm haben, aber ich kann aus einem Spreadsheet zum Beispiel ganz schöne Diagramme machen und da kann ich mir ja dann sagen, wie viel Umsatz habe ich und dann habe ich zum Beispiel einen schönen roten Balken, das ist mein Umsatz und dann kann ich sagen, welche Aufwendungen habe ich und die Aufwendungen stelle ich auch im Balken dar, wenn ich das richtig kategorisiere und dann sehe ich zum Beispiel auf einen Blick, wo geht meine Kohle hin und wo ist sie reingekommen, weil ganz oft stehen ja Einzelunternehmer da und sagen, ich war so erfolgreich, aber ich habe keine Ahnung, wo mein Geld ist und dafür habe ich Buchhaltung und deswegen, für mich lebt das ja, ich hoffe, dass ich das auch ein bisschen über diesen Podcast transportieren kann, auch wenn meine eigene Buchhaltung, wie gesagt, immer ein bisschen hinten nach ist, aber das ist eigentlich der Grund, warum ich auch jeden Unternehmer und jede Unternehmerin gerade zu Beginn ihrer Tätigkeit, ich möchte nicht sagen, dazu dränge, weil du kennst es, ich bedränge ja grundsätzlich niemanden, aber ich empfehle es sehr eindringlich, dass man sich die Buchhaltung am Anfang selbst macht, einfach damit man mal weiß, wofür gibt man das Geld aus und auch ein Gespür hat, wie setzen sich meine Aufwendungen zusammen und mit welchen Kunden mache ich eigentlich welchen Umsatz, weil das ist eigentlich das, was ich in der Steuerberatung meinen Unternehmen zur Verfügung stelle, die bekommen von mir fix fertige Controlling -Auswertungen, wo ich ihnen sage, das sind deine besten Kunden, du hast ein sogenanntes Klumpenrisiko zum Beispiel, du hast einen großen Kunden, wenn dir der wegfällt, dann hast du noch drei kleine, aber mit denen kannst du nicht überleben und hier gibst du sehr viel Geld aus, das ist okay, aber du musst nur bedenken, wenn dir jetzt da eine Einnahme wegfällt, dann fressen dich deine Aufwendungen zum Beispiel aus und das kann ich eigentlich viel besser transportieren, wenn die Unternehmerin oder der Unternehmer vorher schon mal ein Gespür bekommen haben, wie das selbst funktioniert, weißt du, wie sich die Zahlen selber herleiten.

Und in der Form, damit wir das noch kurz den Unterschied darstellen, ist so, Buchhaltung kann man bis zu einem gewissen Grad automatisieren, weil es einfach, wie du gesagt hast, das Kategorisieren von Einnahmen und Ausgaben ist, also einfach nur Dokumentieren von Datensätzen ist, aber Steuerberatung ist in dem Fall schwierig zu automatisieren, weil man da einfach viel Wissen braucht, viel Erfahrung braucht, damit man dann auch wirklich eine gute Beratung bekommt.

Später mit den künstlichen Intelligenztools und so weiter wird sich das vielleicht in ein paar Jahren ändern, wenn die Leute oder wenn die Maschinen von den Steuerberatern lernen und dann auch die Maschine beraten kann, aber in der Form ist die Steuerberatung wirklich notwendig, damit man das von einer Person bekommt, die sich wirklich damit auskennt und rein die Buchhaltung, wenn das jetzt kein mega großes und hochkomplexes Unternehmen ist, was jetzt viele Verzweigungen und Unterunternehmen hat und so weiter, ich glaube nicht, dass da jetzt Leute dabei sind in Podcasts, die da jetzt zuhören, die so ein Unternehmen leiten, aber ja, es ist halt eher so, Buchhaltung, you never know, da stimmt ja, Buchhaltung ist ein guter Punkt zum Automatisieren, weil es einfach Prozesse sind und Daten sind, Steuerberatung schwierig zu automatisieren, wegen der menschlichen Komponente und weil, wenn man wirklich gute Steuerberatung bekommen möchte, dann ist es schwierig, sich da nur automatisiert oder mit Google zu bedienen, weil da eben dann die Erfahrung fehlt, weil dann eben die menschliche Komponente fehlt.

Ja, es ist ja vor allem auch so, so wie du sagst, man kann natürlich die Buchhaltungsprozesse oder ich sage einmal alle Prozesse, die einer Struktur folgen, da ist die KI einfach schon wirklich gut ausgebaut.

Das ist auch das, was wir bei uns im Unternehmen verwenden, wenn ich eine Telefonrechnung an meinen Telefonanbieter zahle und ich dem Computer beibringe, wenn hier der Telefonanbieter steht, dann ist das ein Telefonaufwand und das ist die Kategorie, die du verwendest, dann macht er das und zwar egal, was du bei diesem Telefonanbieter kaufst, auch wenn du dort ein Telefon kaufst, das steuerlich anders zu behandeln ist, als deine Telefonkosten, deine laufenden, dann buch dir das trotzdem dorthin.

Also und da kommt dann diese menschliche Komponente ins Spiel, diese Automatisierung und da kann ich vielleicht auch ganz kurz auf diese Risiken gehen, wenn das für dich jetzt passt, dass ich da schon kurz vorgreife.

Es braucht immer noch unseren menschlichen Verstand, weil das, was die KI noch nicht zu 100 Prozent verstanden hat, ist, wie muss ich steuerlich oder auch unternehmensrechtlich, das kommt jetzt darauf an, ob du bilanzierst oder ob du nur eine Steuererklärung machst, diesen Sachverhalt beurteilen.

Die kann schon sehr viel, sie kann jetzt zum Beispiel das Wirtschaftsjahr erkennen, sie kann schon erkennen den Betrag und die Umsatzsteuern, sie kann auch schon erkennen, ob es was innergemeinschaftliches ist, aber was sie zum Beispiel nicht weiß ist, wie behandle ich steuerlich bestimmte Sachverhalte, das geben ja wir noch vor und von uns lernt sie dann zwar, aber 95 Prozent der Geschäftsfälle sind gleich, das ist einfach mal gegeben, weil so viel anderes macht, also wenn das Unternehmen jetzt stetig wächst, aber diese fünf Prozent, dafür braucht es noch das tatsächliche Menschenhirn und zwar das ausgebildete tatsächliche Menschenhirn und was zum Beispiel auch das Menschenhirn erkennen muss, was die KI noch nicht erkennen kann, ist, was ist, wenn die Rechnung falsch ausgestellt wurde, weil der liest ja nur die Inhalte dieser Rechnung ab, er weiß aber zum Beispiel nicht, ist die Ware wirklich von Deutschland nach Österreich gegangen und die Rechnung dementsprechend richtig ausgestellt, weil wenn auf der Rechnung österreichische Umsatzsteuer steht, dann ist für ihn die Ware von Österreich nach Österreich geliefert worden, weißt du was ich meine und das ist es, warum die Steuerberatung jetzt noch länger nicht aussterben wird, aber die Buchhaltung tatsächlich von der KI schon in guten Teilen übernommen wird und auch muss, weil du sonst diese Datenmenge gar nicht verarbeiten kannst und diese Tipparbeit ist einfach so wahnsinnig zeitintensiv, nämlich sowohl für den Unternehmer als auch für den Steuerberater, das ist eigentlich nicht das, wofür wir als Unternehmer brennen, oder? Also jetzt irgendwo Daten in ein Sheet oder in ein Programm reinzippen, das ist eigentlich fast unnötig, möchte ich sagen.

Ja, voll, also es ist einfach Tipparbeit und ich glaube, das macht euch als einer Steuerberatungskanzlei, glaube ich, auch mehr Spaß, wirklich zu beraten und da in die Prozesse einzugehen und wirklich den Unternehmen zu helfen, anstatt jetzt einfach eine Excel-Datei auszufüllen oder die Daten ins Programm einzutippen, was ich noch denken könnte, dass viele Leute jetzt da sitzen und sagen so, okay, inwiefern betrifft mich das jetzt, weil viele Zuschauer und Zuschauerinnen sind aus Deutschland zum Beispiel, einige auch aus der Schweiz, dadurch, dass wir uns auf die Buchhaltung konzentrieren.

Spielt das jetzt nicht wirklich eine große Rolle, in welchem Land du bist, weil die steuertechnischen Sachen, die länderspezifisch sind, die stecken dann meistens in der Steuerberatung, also inwiefern musst du dann den Bescheid ans Finanzamt schicken und wie schaut das dann rechtlich aus, was du alles brauchst und so weiter, aber in der Form, egal, ob du jetzt in Österreich, Deutschland oder in der Schweiz sitzt, wirst du trotzdem deine Ausgaben und Einnahmen tracken müssen, irgendwo dokumentieren müssen und daher macht das jetzt keinen großen Unterschied, in welchem Land du bist, wo du jetzt gerade zuhörst, sondern es ist halt einfach ein allgemeines Konzept, welches dir helfen kann, deinen Alltag zu erleichtern.

Kannst du das von deiner Seite aus bestätigen oder habe ich das falsch verstanden? Nein, das ist komplett richtig, also ich möchte sogar sagen, es ist weltweit gibt es nicht sehr viel Unterschied bei der Aufzeichnung der Buchführung, also es gibt natürlich unterschiedliche Bewertungen, da möchte ich jetzt nicht zu sehr ins Detail gehen, aber wann habe ich eine Verbindlichkeit und wann habe ich eine Rückstellung und diese Dinge, aber diese Ausgaben- und Einnahmenkategorisierung, das unterscheidet sich eigentlich weltweit kaum.

Das einzige, was natürlich ist, ist, dass Finanzamt möchte andere Kategorisierungen haben, als vielleicht für den Unternehmer relevant sind, das möchte ich jetzt schon noch sagen, also gerade wenn Zuschauerinnen und Zuschauer sagen, okay super, jetzt gehe ich es an, jetzt mache ich mal mein Spatch und jetzt mache ich einfach so Kategorisierungen und ich werde mir so eine App zulegen und werde das dort eintragen und werde mir dort mein Controlling -Tool bauen.

Ich bin immer ein ganz großer Fan davon, dass die Auswertung das liefern soll, das Mindestmaß liefern soll, was das Finanzamt interessiert und on top das liefern soll, was den Unternehmer interessiert, weil das Finanzamt, ich rede jetzt einmal vom österreichischen, das interessiert sich zum Beispiel für deine Materialaufwendungen oder Fremdleistungen, das interessiert sich für dein Personal, für deine Versicherungen, für dein Werbeaufwand und Miete und dann hat es einen ganz großen Posten, der heißt Sonstiges und in dem Sonstigen ist alles drinnen, Ausbildungen, deine Büromaterial, dein Telefonaufwand, whatsoever und da ist es wichtig, finde ich, dass die Auswertungen immer dem Unternehmer dienen und nicht nur dem Finanzamt.

Also das möchte ich jetzt vielleicht hier noch einmal kurz sagen, also wenn jetzt da gerade Motivation aufsteht, was ich hoffe durch unseren Podcast, dass sich jetzt jemand da selbst sein Programm schreibt, macht es so, dass das Unternehmen von euch am besten abgebildet wird, damit ihr genau seht, was euch interessiert, wo kommt mein Geld rein, von wem kommt mein Geld rein und wo gebe ich es wieder aus, weil das ist eigentlich das, womit ihr auch das Unternehmen dann strategisch ein bisschen ausrichten könnt.

Das ist, finde ich, mega hilfreich, dass man das einfach an die eigenen Prozesse, an das eigene Unternehmen anpasst, weil so einfach so ein Programm zu nehmen, welches so Fließbandarbeit betreibt, ist zwar gut, aber da muss man oft die eigenen Prozesse an das Programm anpassen und das bringt mich so ein bisschen zu dem Punkt, weil eben der allgemeine Titel der Episode ist Automatisierte Buchhaltung und wie kann ich meine Buchhaltung automatisieren und jetzt, keine Ahnung, so wenn ich damit noch nie konfrontiert wurde mit dem Thema, stelle ich mir vor, ah, das sind irgendwelche KI-Tools oder ah, das passiert dann einfach automatisch, ich muss nichts mehr machen, sondern ein Programm greift einfach meine Bankdaten ab oder was auch immer oder meine E-Mails und filtert sich dann diese E-Mails mit den Rechnungen raus und so weiter oder schickt automatisiert Rechnungen aus, was für mich zum Beispiel auf meine Prozesse jetzt zum Beispiel ein guter Weg ist, um etwas zu automatisieren, was ich jetzt noch nicht umgesetzt habe, aber das schon seit langer Zeit machen will, ich bin doch einfach noch nicht leider dazu gekommen, ist, dass wenn ich jetzt Rechnungen ausschicke an die Kunden, dann schaue ich in meinem Programm nach, wenn das jetzt ein Kunde ist, den ich laufend betreue, also dann geht meistens die Betreuung in den zeitlichen Aufwand über, wenn es jetzt kein Projekt ist, welches pauschal verrechnet wird und dann ist das in einem Time -Tracking-Programm aufgezeichnet, wo ich einfach das mit dem Stundensatz multiplizieren kann, in die Rechnung stecken kann die Zahl und dann an eine E-Mail-Adresse vom Kunden schicken kann.

Also in der Form, was für mich einfach extrem hilfreich wäre, das zu automatisieren, ein Prozess, der einmal im Monat passiert, da werden die Daten vom Time-Tracking-Tool abgegriffen, eine Rechnung wird generiert als PDF und anhand von den Daten, an den Kundendaten, die eingetragen sind im System, wird dann die Rechnung generiert und dann die E-Mail automatisiert an den Kunden geschickt.

Und dann natürlich auch automatisch in das System eingetragen, wo das alles getrackt wird, also bezüglich Annahmen.

Und das wäre zumindest für mich ein sehr hilfreiches Beispiel an Automatisierung, welches dann auf mich zugeschnitten ist.

Aber wenn dann jemand zum Beispiel da sitzt und sagt so, okay, was bedeutet das jetzt eigentlich für den Alltag, wie kann mir eine automatisierte Buchhaltung helfen, dann gibt es zum Beispiel solche Tools, wo du einfach ein Foto machst von einer Rechnung und die lesen sich dann, das Foto wird dann analysiert und dann werden dann die Daten ausgewertet, damit dann das gleich in, damit du die Daten einfach nicht eintippen musst händisch, sondern damit das automatisch übernommen wird.

Und kann man im Excel irgendwas automatisieren, braucht man dazu dann ein Programm, welches diese Features hat.

Also inwiefern kann ich da mir vorstellen, was automatisiert werden kann in der Buchhaltung, wenn es um den Alltag geht, was jemandem wirklich helfen würde.

Also was du gut automatisieren kannst, finde ich, sind tatsächlich diese Leistungen.

Also wir haben das bei uns umgesetzt.

Wir verwenden natürlich, natürlich unter Anfangsteilchen natürlich ein standardisiertes Programm, aber bei uns werden ja auch die Honorarnoten basiert auf jeder Leistung erstellt.

Und wir haben hinter jeder Leistung auch eine Kategorie.

Das ist das, was ich gemeint habe, was ein Unternehmen interessiert, woher kommt eigentlich mein Geld.

Wir haben Mitarbeiter, die machen zum Beispiel jetzt nur digitale Buchhaltung, dann gibt es welche, die machen Wohnverrechnung, dann gibt es Steuerberatung, Bilanzierung und so weiter.

Und auf Basis dessen wird ein Honorarvorschlag erstellt.

Also da bin ich dann schon noch, dass ich drüber schauen möchte, weil es kann jetzt zum Beispiel Sachen geben, es passiert intern ein Fehler, das möchte ich nicht verrechnen.

Da möchte ich eigentlich noch overruhen können.

Also da bin ich vielleicht noch ein bisschen zu wenig vertrauenswürdig, aber das liegt jetzt daran, dass natürlich die Zeiten von Menschen eingegeben werden, die jetzt nicht nur ich bin, die jetzt noch nicht entscheiden können, wird was verrechnet oder nicht.

Dann wird diese Honorarnote erstellt und dann wird sie tatsächlich automatisch, also dann starte ich einen Prozess und dann wird an die Rechnungsadresse, die E-Mail-Adresse, die hinterlegt ist beim Kunden, die jeweilige Rechnung verschickt.

Was lustigerweise nicht geht, ist, dass ich das Leistungsteil noch mitschicke automatisch.

Das muss tatsächlich von Hand passieren, also wenn dafür eine Lösung gefunden werden kann, hier in diesem Forum, wäre das großartig.

Aber das nimmt natürlich schon sehr viel Arbeit weg und dass ich nicht meine Zeitaufzeichnungen noch irgendwie aus einem Excel und dann zusammenzählen muss und meinen Stundensatz, sondern der Stundensatz ist dann schon hinterlegt und das geht raus.

Also die Ausgangsrechnungen selbst sind auch in sehr einfachen Programmen relativ gut automatisiert.

Auch dass du zum Beispiel schon Programme hast, wo das Layout hinterlegt ist, wo du Warengruppen oder Dienstleistungsgruppen hast, wo du zum Beispiel nur anklickst und sagst, ich möchte hier die, die, die haben, dann wird das E-Mail automatisch schon erstellt und im Hintergrund verschickt.

Du kannst dann auch bei Programmen schon deine Bank einspielen lassen und die checkt dann gegen, es kommen 1.900 Euro rein, da gibt es eine Rechnung mit 1.900 Euro, das muss dieser Zahlungseingang sein und matchen das.

Dann hast du quasi schon hier eine Möglichkeit der Automatisierung und du musst dann nur noch die Dinge, die er nicht zuordnen kann, im Handisch helfen.

Der hat sich 3%-Konto abgezogen, obwohl das eigentlich nicht darf oder diese Dinge.

Der hat sich eine Gutschrift abgezogen, da musst du diese zwei Rechnungen zusammenzählen.

Also das funktioniert eigentlich auf Ausgangsrechnungseite, gibt schon wahnsinnig viel, dass der dir helfen kann.

Eingangsrechnungseitig, also die, sprich die Rechnungen, die reingehen, die dann bei dir eine Ausgabe darstellen, die sind mit Tools, entweder scannst du die mit dem Handy-App oder du hast so einen Dokumentenscanner und das geht dann durch ein Programm durch, die quasi diese Rechnung erlesen können und auch teilweise verknüpfen können.

Aber bei den Ausgaben ist tatsächlich die KI in der Vollständigkeit noch nicht so gut, wie bei den Ausgangsrechnungen selbst, das muss man leider sagen.

Aber es wird sicher besser.

Also ich glaube, in zwei Jahren hat das nochmal einen Riesensprung gemacht, wo diese Hilfsmittel einfach in der Treffsicherheit viel exakter funktionieren.

Was man aber schon sagen muss, das Hirn selbst darf trotzdem nicht fehlen.

Also der Computer kann schon sehr viel kategorisieren und sehr viel erkennen, aber die Prüfung selbst liegt immer noch beim Mensch dahinter.

Also man kann schon sehr viel Fehler vermeiden und abfragen, aber man muss trotzdem immer noch ein bisschen schauen, ob es geht.

Stichprobenweise bitte und nicht vollständige Prüfung, weil auf irgendwas muss man sich auch verlassen können.

Das ist eben mein Problem persönlich, dass ich halt ein Problem habe, mich auf ein Programm, welches eine wichtige Rolle spielt, mich in der Form wirklich zu 100 Prozent zu verlassen.

Und das kurz zusammengefasst, was du jetzt eben beschrieben hast in Bezug auf Ausgaben und Einnahmen, also diese zwei Kategorien, die man automatisieren könnte, also bezüglich Ausgangsrechnungen, also die Einnahmen, die man dann bekommt, die kann man insofern leichter automatisieren, weil es vom System einheitlich generiert wird und behandelt wird.

Deswegen gibt es auch eine Struktur, die bei jeder Rechnung gleich ist und die man auch gleich behandeln kann.

Das Problem bei den Rechnungen, bei den Ausgaben, die man hat, wo man dann einfach Rechnungen bekommt, ist, dass jedes System einfach andere Rechnungen ausstellt.

Also die sind dann anders gestaltet, manchmal ist das Datum da oben, manchmal ist dann die Rechnungsnummer da unten und die Bankdaten, die verschwinden dann irgendwo auf der nächsten Seite und solche Sachen.

Und da habe ich oft das Problem, dass wenn du zum Beispiel Lizenzen kaufst von Programmen oder, keine Ahnung, das richtig extreme Beispiel ist zum Beispiel Einnahmen von, das wäre jetzt eine Einnahme, aber wo die Rechnung jetzt von einem anderen System generiert wird, ist zum Beispiel bei Affiliate-Einnahmen, wo teilweise die Rechnungen oder, wenn man das Rechnung nennen kann, halt nicht mal rechtskonform erstellt wird oder das hast dann oft bei diesen Lizenzen aus dem, von einigen Programmen, die aus den USA kommen, dass die einfach mit Mehrwertsteuern sich nicht viel beschäftigen, die schreiben das auch gar nicht dazu und solche Sachen.

Und dann kann es natürlich sein in solchen Edge-Cases, dass das Programm dann diese Daten nicht hat, diese Daten nicht findet und dann sind diese Daten noch nicht im System, was natürlich nicht so ideal ist.

Deswegen ist von meiner Seite aus das Vertrauen jetzt noch nicht so da, für diese Tools, die da jetzt automatisch ein Bild erkennen würden und dann die Daten rauslesen könnten.

Darf ich da kurz eintagen? Ich finde das lustig, dass diese Gedanken von dir kommen, weil jetzt sage ich mal, ich müsste ja eigentlich diese Gedanken eher haben, aber du sprichst genau von diesen fünf Prozent, die dann dieses Misstrauen gegenüber dem Computer machen, aber solltest du nicht eigentlich daran arbeiten, diese KI zu verbessern? Und auch unsere Zuseherinnen und Zuseher.

Also zugegebenermaßen bin ich jetzt kein KI -Developer, deswegen bin ich da jetzt nicht so da in dem Thema.

Du bist da raus, okay.

Genau, ich nehme mich da einfach raus.

Es ist halt einfach nur auf Basis von den, also auf dem, auf was ich das jetzt basiere, ist einfach auf den Projekten, die ich jetzt schon umsetzen konnte.

Da wollten Kunden halt sehr viele Sachen automatisieren, was zum Beispiel oft vorkommt, ist, wie kann man das automatisieren, dass das Spam automatisch rausgefiltert wird, also diese unnötigen Werbungen und die richtigen E-Mails durchkommen.

Und das ist so, da gibt es schon fertige Bots und Tools, die das überprüfen, ob es ein Spam, eine Spam-E-Mail ist oder nicht, aber zu 100 Prozent können die Tools dann das auch nicht sagen, weil teilweise werden dann die realen und wichtigen E-Mails als Spam kategorisiert und manchmal kommt eine Werbung durch, die sich ausgibt, als wäre das eine ganz normale, legitime E -Mail.

Deswegen ist eine hundertprozentige Automatisierung in manchen Fällen einfach schon fast unmöglich, außer wir werden in der Zukunft solche Machine Learning Tools oder Modelle irgendwie bekommen, die man dann verwenden können, wo es wirklich schon sehr gut ist, also die Erkennung von dem Ganzen.

Aber dann kann ich mir auch vorstellen, dass die Leute, die die Spams verschicken, auch insofern kreativer werden, um diese Systeme zu umgehen.

Deswegen bin ich oft mit dem Fall konfrontiert, dass man auch, wenn es einfach so etwas Banales ist, wie Spam zu erkennen, kann man das auch oft nicht zu 100 Prozent automatisieren.

Deswegen gehe ich dann auch bei anderen Systemen ein bisschen skeptischer vor und gehe dann von dem Worst-Case-Szenario aus, damit ich dann einfach das Risiko, so gut es geht, minimieren kann.

Deswegen war das so mein Perspektiv.

Das ist auch der Sinn von, übrigens, Prozessmanagement.

Also da bin ich voll bei dir und es ist ja auch immer so, der Computer soll uns ja so gut wie möglich unterstützen.

Er wird uns nie, und jetzt bin ich sehr vorsichtig, weil wer weiß, was wir in zwei Jahren dann nochmal sagen, wenn wir vielleicht sowas wiederholen, aber er wird uns nie zu 100 Prozent unterstützen können, weil eine Restverantwortung bleibt ja deswegen trotzdem noch bei uns.

Und genau solche Dinge wie, die Rechnung wurde nicht richtig ausgestellt, das kategorisiert er uns dann schon und er sagt, das ist eine Rechnung, die nicht richtig ausgestellt wurde, zumindest gibt er uns die dann aus und wir müssen dann entscheiden, was tun wir damit.

Also diese Entscheidungen abnehmen, das wird uns der Computer nie zu 100 Prozent können, das traue ich mich jetzt zu 100 Prozent sagen, aber diese 95 Prozent, wo du nicht mehr hingreifen musst, das ist ja dein Zeitvorteil, weil dann sparst du dir, wenn du dir da eine Stunde Zeit sparst, pro Monat oder vielleicht dann irgendwann mal acht Stunden, je nachdem, wie das Business gerade wächst, dann musst du acht Stunden nicht hingreifen und dann wirst du Stichproben machen müssen und jetzt, ohne dir zu nahe treten zu wollen, aber Menschen machen auch manchmal Fehler.

Nein, die Menschen sind Fehlerfrei.

Außer wir zwei.

Also Anwesende ausgenommen.

Aber jetzt ist immer die Frage, was ist dir lieber, wer den Fehler macht? Und du wirst mit Stichproben und wenn du die Prozesse so aufsetzt, dass du immer wieder quasi Feedbackschleifen eingibst, nämlich auch, wenn der Computer an der Arbeit ist, wenn du die Prozesse so aufsetzt, dass du auf Fehler draufkommen kannst und zwar in schneller, schnell und hoffentlich auch vollständig, dann ist es gut.

Wenn du die Prozesse dann lasch hältst und du denkst, okay, ich habe das dem Computer einmal gesagt, der wird das schon richtig machen und du schaust ihn wieder hin, dann bin ich bei dir, dann vertraue ich auch nicht.

Aber ob jetzt, wenn wir uns jetzt zum Beispiel vorstellen, ein Mensch gibt das ein und auch der ist nicht fehlerfrei und kategorisiert das falsch, ist das dann ein anderer Fehler oder ein besserer Fehler, als den der Computer macht, gell? Und wie viel Freizeit hast du dir geschaffen, indem du dem Computer sagst, mach das mal für mich? Und meine Währung ist immer Freizeit.

Also Geld sparen und Zeit sparen, in dem Fall nämlich.

Das ist ein guter Ansatz, da werde ich mir mal ein paar Gedanken über das machen müssen.

Bevor wir dann so mehr in den Praxisteil eintauchen, damit wir jetzt nicht so ganz theoretisieren und sagen, theoretisch wäre das gut, theoretisch wäre das gut, sondern damit die Leute auch wirklich praktische Ansätze haben, wie die mit einer automatisierten Buchhaltung starten können, ist mir noch ein Punkt eingefallen und zwar die DSGVO.

Wenn ich jetzt zum Beispiel mir überhaupt keine Gedanken darüber mache und irgendeinen Online -Service verwende, welches keine Ahnung wo gehostet wird, keine Ahnung wer auf diese Daten Zugriff hat und wenn ich jetzt auch diese Tools verwende, die mir einfach das Bild scannen oder die Rechnung fotografieren, also ich mache ein Foto der Rechnung, dann wird das Bild gescannt von irgendeinem Programm, dann werden die Daten ja auch irgendwo hingeschickt.

Das heißt theoretisch hat irgendwie im Hintergrund irgendein Unternehmen dann ziemlich viele Daten über meine Buchhaltung und über die Kontaktdaten meiner Kunden und so weiter.

Ist das etwas, was ich wirklich bedenken sollte? Ich glaube schon, aber kann man das überhaupt bedenken, weil dann sind ja die meisten Tools, die jetzt online irgendwie verfügbar sind, ja hinfällig, oder? Ja, ich gebe da vollkommen recht.

Also wir hatten natürlich, wie das mit der DSGVO aufkam, auch ganz viele Gespräche mit unseren Klienten.

Wir verwenden selber für uns in-house einen eigenen Server, wo Klienten über einen sicheren Zugang Daten hochladen können und wo wir wissen, dass diese Daten nicht außerhalb Österreichs gespeichert werden.

Lustigerweise nimmt die Awareness dafür gerade massiv ab, also das ist das Gefühl, das habe ich, weil dann einfach, wir bekommen jetzt ganz oft so, wir brauchen noch hier den und den Beleg, ja bitte, hier hast du mal per E-Mail, hier hast du einen Dropbox-Link, hier hast du einen WeTransfer-Link und gerade da habe ich eigentlich ja mit dem Anbieter keine DSGVO -Verordnung oder wo er meine Daten speichern kann.

Deswegen, ich verstehe, dass du das sagst, da fällt sicher vieles an Programmen weg, aber das ist, das Gute daran ist, dass ihr das euch auf Wordpress selber machen könnt, alle die, die hier zuhören, oder ihr ein Tool shared, wie auch immer.

Aber tatsächlich ist das etwas, dass wir für unsere Daten, die wir selbst produzieren, natürlich ganz streng nehmen, aber im KMU-Bereich eigentlich fast schon Sorglosigkeit mittlerweile herrscht.

Ja, das ist immer so lustig, finde ich, wie viele Leute sich um die personenbezogenen Daten halt wirklich gut kümmern und dann verwenden einfach für die Buchhaltung Dropbox oder so.

Das ist es.

Da bin ich jetzt nicht ausgeschlossen, also ich glaube, mit einem Google Sheet im Google Drive oder sowas habe ich dann auch selbst angefangen, weil es einfach sicherer ist als, hey, meine Festplatte wird einfach, keine Ahnung, gestürzt ab, kann nicht mehr zugreifen und okay, dann ist die ganze Buchhaltung halt weg.

Deswegen muss ich es dann irgendwie neu aufbereiten und das Ganze und das ist dann natürlich sehr mühsam.

Deswegen automatisch halt dieser Gedanke, hey, vielleicht kann ich das in der Cloud speichern und dann ist es safe, aber ja, die DSGVO, die spielt da glaube ich eine wichtige Rolle, womit ich dann auch oft ein Problem habe mit den ganzen KI-Tools und so weiter, weil auch wenn du jetzt zum Beispiel Chatshippity verwendest, um eine Frage zu stellen, das ist jetzt vielleicht ein bisschen ein abschreibendes Thema, wenn du da irgendwie Firmendaten verwendest und an Chatshippity schickst, die lernt halt mit diesen Daten mit.

Deswegen hat glaube ich Amazon, bei Amazon war das glaube ich der Fall, wo Mitarbeiter Chatshippity verwendet haben und dann waren plötzlich interne Informationen von Amazon durch Chatshippity abgratbar und dann haben die ein Verbot halt erstellt, dass das Firmenintern nicht verwendet werden kann.

Aber das nur so nebenbei, falls irgendwer dann Tools einfach so verwendet, ohne sich darüber Gedanken zu machen, ob das wirklich sinnvoll ist, diese Tools zu verwenden, da bin ich vielleicht von der finanziellen Rechte in Lage im grünen Bereich, aber von der datenschutzrechtlichen Lage dann weniger, dass man dann einfach das von mehreren Perspektiven betrachten sollte.

Aber jetzt, damit wir jetzt nicht so viel theoretisieren und sagen, was ist das Potenzial, was sind die Risiken, wie könnte man theoretisch in der idealen Welt umsetzen, würde ich gerne in die Praxis eintauchen und zwar gehen wir mal davon aus, dass jemand sich ein, keine Ahnung, ein Excel erstellt halt.

Also ich bin jetzt ein Einzelunternehmer, ich verwende noch kein Programm, ich habe einfach ein Excel-Programm, wäre dann wahrscheinlich der nächste Step, irgendein Programm zu verwenden.

Die DSQO-Sache lassen wir mal beiseite, da wollte ich einfach nur ein bisschen Awareness schaffen, aber ja, die gängigsten Use Cases werden wahrscheinlich sein, okay, ich habe ein Excel oder ich habe irgendein Programm, welches ich verwende.

Was ist so der First Step, den ich angehen kann, um meine Buchhaltung zu automatisieren? Und du meinst jetzt, dass die Buchhaltung auch in-house automatisiert wird oder schon mit einem Steuerberater gemeinsam? Weil ganz oft ist es ja immer so, dass man was vorbereitet und der Steuerberater verarbeitet es.

Also in dem Fall, dass die Buchhaltung in-house passiert und dann können wir noch auf den Fall eingehen, in welcher Form kann man das automatisieren, wenn zum Beispiel die Buchhaltung bei der Steuerberatung automatisiert wird und inwiefern kann man dann die Daten zum Beispiel aufbereiten, damit das möglich ist.

Okay, ich höre mich aus.

Also wenn ich jetzt davon ausgehe, zu mir kommt ein Einzelunternehmer, der hat jetzt schon ein super Spreadsheet gemacht und er hat das schon ein bisschen kategorisiert, ist die Frage, wie kann er jetzt in die Automatisierung gehen? Also bis jetzt hat er das handisch eingegeben und da empfehle ich immer ganz oft beim Einnahmenausgabenrechner, das sind quasi die, die ein bisschen kleiner sind und bei denen eigentlich auf dem Bankkonto sich alles abspielt.

Das ist so der Regelfall und da kannst du eigentlich schon die Bankfiles als Datei ausgeben.

Also in meinem Fall empfehle ich immer CSV, das kannst du über das Excel ganz toll schon in einer Kategorisierung geben und wenn du dir das ausgibst, dann hast du eigentlich ganz viel Tipparbeit schon erledigt und dann musst du nur noch kategorisieren, das kannst du tatsächlich auch schon, also im österreichischen Banktool, ich möchte jetzt hier keine Werbung machen, aber es gibt ein österreichisches Banktool, das schon ein bisschen im Hintergrund automatisiert, also das checkt zum Beispiel, was deine Telefonrechnung ist, was deine Mietrechnung ist und das kannst du dann mit ausgeben und dann musst du nur noch die fehlenden unkategorisierten Ausgaben auch dazugeben und damit kannst du schon ganz gut starten.

Also wenn ganz viel über unbarem Geldverkehr, also ist gleich Bank passiert, ist das eigentlich das Erste, mit dem ich starten würde, dass Einnahmen und Ausgaben über die Bank zugeordnet werden und gar nicht händisch erfasst werden.

Und da kannst du dir sicher massig an Zeit sparen, das ist das, was man sich eigentlich gar nicht überlegt, wenn man immer den quasi den eingebenden Weg nimmt und gar nicht etwas zur Verfügung gestellt ist, einfach aussortiert.

Das fände ich als erstes.

Ja und ich finde, dass oft Leute sich dann der Gedanke auch oft automatisch verbunden wird mit dem Begriff automatisierte Buchhaltung, dass alles automatisiert wird, dass ich nichts mehr machen muss, aber es spart ja auf jeden Fall Zeit und Geld, dann Teilbereiche zu automatisieren.

In dem Fall war das jetzt die Verbindung zu der Bank, dass das automatisch ausgelesen wird, dass ich das jetzt nicht selbst copy-pasten muss, aber dann selbst zum Beispiel kategorisieren oder selbst unterteilen und selbst dann noch kontrollieren, ob eh die Mehrwertsteuer überall korrekt dabei ist und so weiter.

Genau.

Oder ob eh alle Belege dabei sind und das Ganze.

Genau.

Und nämlich auch, ich sage jetzt mal, die meisten Zahlen, heutzutage mit der Bank oder mit Apple Pay oder Google Pay, was ja dann auch über die Bank abgebildet wird oder Kreditkarte, dass jetzt diese wenigen Barbelege, die es dann noch gibt, die würde ich einfach wirklich dann noch mit Händisch erfassen und das können normalerweise nicht mehr als zehn pro Monat sein, also ich kenne niemanden.

Ich glaube bei mir, also Barbelege, wenn ich jetzt überlege, ich glaube mehr als zwei habe ich sicherlich pro Monat und wenn ich die jetzt dann noch Händisch erfasse, dann habe ich trotzdem von meinem Bankausgängen und Eingängen das meiste schon in der Kategorisierung drinnen.

Und das ist eigentlich etwas, an das denken viele gar nicht, dass man sich auch einfach nur mal eine Unterstützung holt und schon vorgetippte Daten nimmt, ohne dass man jetzt jeden Beleg einzeln scannen muss.

Weil das ist vielleicht auch noch etwas, was ich sagen möchte, bei der Digitalisierung, ganz viele Belege kommen ja schon per E-Mail.

Das heißt, die habe ich ja schon in einer digitalen Form und die kann ich mir einfach in einen Ordner ziehen und kann sagen, okay, das ist quasi, das ist meine Belegeaufbewahrung.

Die ganz wenigen, die ich nicht per E-Mail bekomme, weil sie, keine Ahnung, ich war irgendwo tanken und ich bekomme das oder ich war in einem Restaurant, die fotografiere ich einfach noch dazu ab und habe sie auch schon.

Und damit habe ich auch schon einen großen Teil meiner Buchhaltungsaufbewahrung oder meiner Pflichten, die ich als Unternehmer habe, habe ich damit auch schon genüge getan.

Und viele glauben immer, das muss man dann kategorisieren und dann muss man das nach einem Datum ordnen.

Dafür habe ich auch eine KI und im worst case auch ein Finanzbeamter bei einer Prüfung schaut sich ja nur stichprobenweise Belege an und der sagt dann, ich hätte bitte den Beleg X und dann suche ich diesen Beleg X.

Da muss ich nicht schon im Vorfeld alles selbst beschriften oder frag mich nicht, was machen.

Also manche machen sich da einfach ganz viele Gedanken und überlegen gar nicht, was ist eigentlich mein Kernprozess und was möchte ich mit meinem Unternehmen machen, sondern die machen sich Gedanken, wie bilde ich alles richtig ab für den Fall.

Da möchte ich vielleicht ein bisschen eine Leichtigkeit auch reinbringen in dieses Thema, weil Buchhaltung soll eigentlich dem Unternehmer dienen und nicht beschweren den Alltag.

Und nicht dem Finanzamt.

Ja, okay.

Das heißt, um das zusammenzufassen, wenn ich jetzt die Buchhaltung im Excel mache, wo ich dann eben sehr viele Daten einfach händisch bearbeiten kann oder alle Daten händisch bearbeiten kann, hilft mir das extrem viel, wenn ich zum Beispiel sage, hier, ich finde mir ein Programm, welches ich oder ich exportiere mir die Daten von meinem Firmenkonto als CSV, dann habe ich automatisch schon, ich weiß nicht, ob das beim Bankauszug da noch dabei ist, ob eben das Rechnungsdatum und das Zahlungsdatum, damit man das trennen kann.

Brauchst du nicht.

Du brauchst nur das Zahlungsdatum.

Okay, perfekt.

Dann schaue, dass wir darüber reden.

Ja, dann habe ich das Zahlungsdatum, dann habe ich die Referenz, wo meistens dann die Rechnungsnummer dabei ist, dann habe ich den Namen der Person, die es überwiesen hat oder die Firma und eigentlich den Betrag.

Eigentlich das, was mir dann noch fehlt, ist, wie wurde diese Rechnung mit der Mehrwertsteuer, welche Mehrwertsteuer gilt da, weil da habe ich nur den Brutto-Betrag auf der Bank und nicht den Netto-Betrag und das ist das, was mir noch fehlt, aber wenn ich dann diese Daten als CSV habe, kann ich die Daten dann ins Excel importieren, so händisch, sage ich jetzt mal, kategorisieren, die Daten ergänzen, die mir fehlen und dann ist es erledigt, so auf die Art.

Also in dem Fall spart es mir, die ganzen Ein- und Ausgaben aufzusuchen, rüber zu kopieren und einfach diese händische Tipparbeit.

Darf ich da vielleicht noch ganz kurz einhaken, weil du vorher gesagt hast, es fehlt dann die Mehrwertsteuer.

Jetzt haben wir zwei Themen, entweder du hast überhaupt keine, weil du Kleinunternehmer bist und sowas gibt es zum Beispiel auch in Deutschland, dann brauchst du das nicht.

Dann ist das eigentlich deine fertige Buchhaltung.

Da musst du nur die privaten Bewegungen einfach rauslöschen, Ende.

Wenn du Umsatzsteuer in Rechnung stellst, dann ist das ja immer ein Regel-Umsatzsteuersatz.

In Deutschland wären das 19 Prozent, in Österreich sind das 20 Prozent, in der Schweiz sind es auch 20 Prozent tatsächlich.

Das kann man mit einer Formel lösen, weil ich weiß, dass der Brutto-Betrag 120 Prozent sind und dann nehme ich einfach im Excel meine Formel mathematisch gesehen und sage, wenn das eine 120 Prozent sind, wie viel sind dann 20 Prozent.

Das ist eine Gleichung, die ist relativ schnell gemacht und auch da bin ich dann wieder dabei, das ziehe ich einfach über alles runter und nehme mir nur die Dinge raus, die quasi anders sind, wie eine Restaurantrechnung, wie vielleicht eine Rechnung von Amazon, weil das innergemeinschaftliche Sachen sind, weißt du.

Und dann habe ich trotzdem 90 Prozent schon richtig in meinem Excel drinnen und kann damit schon meine Umsatzsteuer-Vormeldungen machen und diese 20 Prozent, da muss ich halt selber hingreifen.

Genau und mit den Excel-Formeln kann man dann noch andere Sachen machen, wie Spalten summieren, damit man dann eine Bilanz hat und all diese Sachen.

Das ist noch eine ganz eigene Welt, diese ganzen Excel-Formeln und was man da jetzt damit machen kann.

Also das ist echt ein Wahnsinn, was da möglich ist.

Excel ist toll.

Ich weiß, das haben wir gerade viel werben gemacht und ich hoffe, dass wir das auch in unseren Einnahmen dann spüren werden von Microsoft.

Ja und es ist auch positiv, hat eine positive Auswirkung in Bezug auf die DSGBO, weil wenn du eine Excel-Datei verwendest, die jetzt nicht in einem Drive-Ordner gespeichert ist, sondern bei dir am Computer und du hoffentlich regelmäßig Backups machst von deinem Computer und damit halt die Datei nicht weg ist, dann musst du dir auch keine Gedanken über die DSGBO machen, weil eh alles lokal bei dir gespeichert ist.

Oder wenn du dann das auf deinem eigenen Server, so wie ihr das habt, speichert, dann in dem Fall habt ihr jetzt keine Excel-Dateien abgelegt, sondern ein Programm mit einer Datenbank dahinter.

Aber ja, das wäre halt auch eine DSGBO-konformere Lösung, als ein Programm zu verwenden, welches über einen Browser zu bedienen ist, welches die Daten irgendwo speichert.

Zweiter Use-Case ist, ich verwende jetzt, das ist jetzt vielleicht ein bisschen eine unfaire Frage oder eine gemeine Frage, ich verwende jetzt ein Programm dafür, um meine Buchhaltung zu machen im Unternehmen und inwiefern, ohne da jetzt genau auf ein spezifisches Programm einzugehen, weil das wäre halt ein riesiges Thema dann, wenn man für jedes Programm jetzt einzeln dann die Automatisierungsmöglichkeiten durchgehen, aber inwiefern kann ich dann bei einem Programm, welches ich verwende, wenn ich die Daten nicht in Excel habe, sondern in einem Buchhaltungsprogramm, inwiefern kann ich da Sachen automatisieren oder welche Möglichkeiten habe ich dann? Also wir gehen einfach mal von einem gängigen Programm aus, also ich nenne jetzt zum Beispiel einmal Safedesk oder Prokramat oder Prefinance, das sind die Programme, die in Österreich und Deutschland zum Teil verwendet werden, die ich weiß, dass Klienten von mir verwenden.

Was du ganz oft machen kannst, ist, dass du deine Bank, Paypal, Visa, was auch immer, Kreditkartenabrechnungen anhängst, indem die entweder direkt zugreifen drauf, also quasi du hast deine Logindaten dahinter und gibst sie jedes Mal halt mit deiner Identity frei, oder dass du CSV-Dateien abspeicherst in regelmäßigen Abständen und die auf diese CSV-Dateien oder CAM-Dateien oder MT940-Dateien, also das sind so standardisierte Dateien einfach, die bankenübergreifend immer downloadbar sind, dass du die an einem Ort speicherst und das Programm speichert einfach, greift immer darauf zu und holt sich das als Schnittstelle.

Was du dann hast, ist dasselbe, was wir jetzt gerade im Excel gesagt haben, du hast dann eine Liste an allen Ein- und Ausgaben, die auf deiner Bank basieren und die werden einfach dann schon ein bisschen kategorisiert und im besten Fall sogar zu Rechnungen, die du vorher erstellt hast, zum Beispiel zugewiesen, dass du eine offene Postenverwaltung hast, dass du einfach weißt, welcher Kunde hat dir gezahlt und welcher nicht.

Diese Möglichkeit besteht schon bei relativ vielen Programmen.

Was es auch gibt, ist, dass du OCR-Scans oder PDF-Scans hast, dass du Dateien hochladen kannst und die dir einfach schon ein bisschen einen Buchungssatz erstellen, sage ich mal dazu, sodass sie das, was wir vorher gesagt haben, ein Datum erlesen, einen Betrag erlesen, einen Umsatzsteuersatz erlesen und diesen Aufwand auch einer Kategorie zuordnen.

Das funktioniert auch schon ganz gut und Ausgangsrechnungen erstellen mit deinen Kundenstanddaten natürlich auch.

Manchmal ist es noch recht viel, auch zu Fuß gehen, weil die Automatisierung gerade in diesen kleineren Programmen, sie sagen zwar immer, sie helfen dir und sie machen dir das dann automatisch, aber dann stehen sie wieder da und sagen, okay, jetzt bin ich bis hierher gekommen, hilfst du mir bitte noch den letzten Schritt zu gehen und dann musst du quasi jede Rechnung freigeben.

Das ist bei 50 Rechnungen im Monat okay, wenn es mehr ist, kannst du auch noch unmustig werden.

Da funktioniert dieses, du kannst dich auf mich hundertprozentig verlassen, soweit ich weiß noch nicht.

Das wäre dann eigentlich dein Programm.

Okay, da kann man ein eigenes Programm schreiben und das dann verkaufen und dann wieder diese Edge Cases haben, wo der letzte Schritt vom User gemacht werden muss.

Genau, ja.

Also ich sage auch immer ein bisschen Mut zur Lücke, weil alles andere, da bist du ja sonst verrückt.

Das schaffst du ja auch in deinem eigenen Business nicht, nicht? Dann, was mich jedenfalls noch interessieren würde, ist, okay, jetzt habe ich meine Daten und die meisten Leute werden wahrscheinlich mit einer Steuerberatung oder mit einer Steuerberater, Steuerberaterin, Steuerberatungskanzlei zusammenarbeiten, die dann die Kommunikation mit dem Finanzamt übernehmen, das heißt die richtigen Dokumente schicken und so weiter und so fort.

Und falls ich in der Situation bin, dass ich eben eine externe Steuerberatung habe und da wirklich die Zusammenarbeit gut funktioniert, wie kann ich die Zusammenarbeit verbessern? Weil die Kanzleien, die werden ja oft mit Programmen arbeiten, um das irgendwie die Daten zentral zu verwalten, damit das ein einheitliches System ist.

Und wenn ich jetzt zum Beispiel jetzt sage, hey, das ist der Ordner, da befinden sich alle Rechnungen als PDF, bitte macht das einfach, das wäre halt eine Verbindung von Buchhaltung und Steuerberatung, aber wenn ich der Steuerberatung jetzt entgegenkommen will, dass ich jetzt sage, okay, ich habe mir die Daten sowieso selbst aufbereitet, weil ich da einen Überblick haben will und die Daten habe ich schon, in welcher Form wäre das wichtig, dass die Daten sich, in welcher Form sich die Daten befinden, damit der Steuerberater oder die Steuerberaterin da am besten was anfangen kann und damit es der Person da noch wirklich Zeit spart, dass die Person dann die Daten in der Form bekommt und welches Format passt da, welches Format bietet sich am besten an und welches Format gibt dem Steuerberater oder der Steuerberaterin vielleicht noch mehr Arbeit dazu, weil die das dann selbst irgendwie umschreiben müssen, herumkopieren müssen und so weiter.

Ich danke dir für diese Frage, also nämlich vor allem, was macht an der Steuerberaterin noch mehr Arbeit? Es gibt nämlich tatsächlich manche, die die Buchhaltung so unfassbar komplex aufsetzen, weil sie sich denken, man muss wirklich alles offenlegen und dann haben sie sieben Tabs in einem Excel und diese Ausgaben habe ich persönlich übernommen und bla bla.

Das Einfachste, also ich rede jetzt von Standardprogrammen, Steuerberater in Österreich arbeiten vor allem mit BMD und Steuerberater in Deutschland arbeiten vor allem mit DATEV, aber es gibt natürlich auch kleinere Lösungen, die alle sehr sehr gute CSV-Schnittstellen haben, das heißt alles, was in irgendeiner Art und Weise in einem Excel schon voraufbereitet wird und immer in einer selben Logik auch zur Verfügung gestellt wird, kann sehr einfach eingespielt werden.

Das ist das, was uns wirklich umbringt, ist, wenn dann auf einmal mittendrin das Datum nicht in der Spalte A, sondern in der Spalte B steht, weil dann müssen wir natürlich unsere Schnittstellenkonfiguration wieder umbenennen, also wir einigen uns immer am Anfang, so schaut dieses Excel aus, das sind die Mindestangaben, die ich benötige und dann bleibt das.

Und das bleibt so lange, bis wir draufkommen, okay, es hat sich vielleicht irgendetwas geändert, es muss noch was hinzugefügt werden, dieses Ding.

Aber bis dahin bleibt das so und nur in Rücksprache mit dem Steuerberater auch verändern.

Dann gibt es natürlich auch so ein bisschen diese Hybridlösungen, dass man sagt, alles was auf dem einen Konto, auf dem Privatkonto passiert, weil manche haben dann ein Privatkonto und die wollen das natürlich nicht offenlegen, dieses Bankkonto, sondern die wollen nur diese privaten Sachen machen, dann wird das auch aussortiert vorher und dann gibt es welche, die haben nur ein Firmenkonto und wenn man sich zum Beispiel die Kategorisierungen, die Selberkategorisierungen sparen möchte oder die Umsatzsteuern sparen möchte, kann man auch das Firmenbankkonto in einer Datei ausgeben und dem Steuerberater zur Verfügung stellen.

Das wäre zum Beispiel eine CAM-Datei, also da schreibt man C-A-M-T, also Caesar Anton Marta Theodor, das ist ein Standard europäisches Format, M-T-940 ist das Vorgängerformat von diesem CAM-D und der C-S-V-Datei.

Diese drei Formate sind immer als Bank auch beim Steuerberater einspielbar.

Der Vorteil ist, dass wenn wir unserem Computer sagen, also unserer kleinen KI sagen, pass auf, das ist ein Telefonaufwand und den Telefonaufwand, den nimmst du immer mit 20 Prozent Umsatzsteuer, dann spart das auch dem jenigen, der die Buchhaltung macht, diese Excel-Spalte, die ich vorher gesagt habe, dass er die 20 Prozent rausrechnet, weißt du, was ich meine? Und das ist natürlich dann auch ein Riesenvorteil, das kann man auch mit Lesezugängen lösen, also wir haben bei unseren Klienten ganz oft einen Lesezugang zum Bankkonto, das heißt, wir holen uns schon diese Bankdateien direkt vom Account, das heißt, da kommt der Unternehmer, die Unternehmerin gar nicht mehr dazu, dass sie uns irgendwas schicken muss, sondern die schicken uns nur die Rechnungen, die quasi nicht 0815 sind, nicht in diese 90 Prozent Standard Geschäftsfälle reinfallen, die schauen wir uns einmal an und wenn wir wissen, dass die Rechnung richtig ausgestellt ist und auf den richtigen Namen läuft und mit unserer Steuer ausgestellt ist, dann sagen wir der KI, das ist so und zack, fertig, da drüber.

Und dann liegt es an uns, die Stichproben so zu ziehen, dass wir sagen, okay, drei Dinge können wir nicht zuordnen, die sind zum ersten Mal, von denen hätten wir bitte gerne die Belege oder das kommt mir komisch vor, du hast normalerweise immer ein Telefonnummer von 20 Euro und jetzt hast du auf einmal 700 Euro, bitte schick mir da die Rechnung.

Und dann kommt raus, keine Ahnung, es wurde sich irgendein, es wurde ein iPhone gekauft und bla bla, so, die Dinge, die kann ich dann gut zuordnen und damit habe ich auch den Arbeitsaufwand beim Unternehmerinnen, bei der Unternehmerin oder beim Unternehmer minimiert, weil die schickt mir dann nur drei Belege und sonst nichts und wir spielen aufs Bankkonto ein.

Und das ist für uns effizient, weil wir nicht abhängig sind, bis die was schickt und dann kommt das erst am 14. und dann ist die Frist wieder knapp und so weiter.

Und es ist auch der Rücken freigehalten vom Unternehmerinnen, vom Unternehmer, weil der sich immer denkt, boah, jetzt bin ich schon wieder spät dran, aber das mache ich jetzt noch am Wochenende und dann ist die Sonne da und dann wollen sie Radfahren gehen und dann sitzt man in der Nacht mit total schlechten Gewissen und schickt um drei Uhr in der Früh noch irgendwelche Unterlagen für die Buchhaltung und so wollen wir ja wirklich nicht arbeiten, dafür haben wir uns nicht selbstständig gemacht.

Und man soll sich auf die Kernprozesse konzentrieren und die Buchhaltung soll dann quasi jemand machen, der es kann.

Das wäre der Idealfall.

Und damit wir da jetzt so transparent wie möglich sind, also das mag ich jetzt nicht irgendwie auch verheimlichen, also wir arbeiten schon seit mehreren Jahren zusammen und ich kann euch nur ja unendlich oft empfehlen, weil es immer sehr gut geklappt hat und das hat immer sehr gut funktioniert.

Und wir haben uns dann auf so eine Zusammenarbeit geeinigt, dass ich euch das einfach als CSV -Datei schicke.

Da haben wir uns, wie du sagst, auf ein Format geeinigt und dann schicke ich euch das immer so, dass die Einnahmen in einer CSV-Datei sind und die Ausgaben in einer Standard-CSV-Datei.

Ist das richtig, so diese Vorgehensweise? Weil ich stelle mir da noch vor, dass wenn das Programm alles so in einer Wurst hat, ist es teilweise auch schwierig herauszufinden, war das jetzt eine Einnahme oder eine Ausgabe oder kann es dann noch zur Verwechslung kommen oder sind die Programme dann auch intelligent genug, das zu erkennen oder ist dann, wenn jemand die Dateien für den eigenen Steuerberater vorbereiten möchte, ist das eine gute Idee, das in zwei Dateien zu trennen oder in einer Datei zu verändern? Gut, dass wir darüber reden, nämlich hier in diesem Podcast und nicht schon vorher.

Du, grundsätzlich wäre es tatsächlich egal, aber es ist für uns zur Prüfung leichter, weil was wir ja immer prüfen, ist die Vollständigkeit und das, was wir dann machen, ist, wir spielen quasi dein Einnahmensheet ein, ziehen eine Summe im Excel und schauen, ob das bei uns im Programm dieselben Einnahmen sind und damit wissen wir, das ist einmal vollständig.

Und bei den Ausgaben machen wir dasselbe.

Aber du könntest es uns tatsächlich auch in einer Datei schicken, weil wir sind ja diejenigen, die dem Computer eine Regel vorgegeben haben, wie er mit einer Zeile, die so und so aufgebaut ist, umgehen soll.

Und da ist es ihm eigentlich egal, aus welcher Excel er das zieht, weil diese Regel ist immer dieselbe.

Weil diese Regel hängt quasi am Unternehmer selber, am Unternehmer Dominik, hängt die Regel, wenn die Einnahme von A kommt, dann buch das bitte dorthin und ob du das jetzt in einem eigenen Excel machst oder quasi in dem Excel zusammen, das ist dem wurscht.

Weil beim Dominik ist diese Regel hinterlegt.

Cool.

Ja, es ist auf jeden Fall so gut zu wissen, aber es wird dann auch wahrscheinlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein und so ins Detail, also wenn wir sehr granular ins Detail eintauchen, wird es den Leuten, glaube ich, weniger bringen, als einfach nur diese Konzepte weiterzugeben, weil das war irgendwie so der Hintergedanke dieser Episode.

So, hey, was bedeutet das, automatisierte Buchhaltung? Also das zweite Ziel war eher dann auch, den Unterschied klarzumachen zwischen Steuerberatung und Buchhaltung, was so in eigener Kontrolle steht und was dann nicht mehr.

Und dann, wie man so einen praktischen Ansatz bekommt, um hier dann wirklich auch die Buchhaltung halb zu automatisieren oder anfangen, das zu automatisieren, was man jetzt als Person machen kann, um sich selbst Zeit zu sparen.

Das ist ein guter Punkt, wenn ich das vielleicht noch ganz kurz mit abschließend sagen darf.

Diese Buchhaltung, dieses Buchhaltungsthema an sich, ist ja immer so ein bisschen ein Stiefkind im Unternehmen.

Ich behaupte das jetzt einfach, weil die Unternehmerinnen und Unternehmer, die zu mir kommen, die haben genau dieses Problem, dass Buchhaltung eigentlich super mühsam ist.

Es hat auch immer diesen Touch und es wird immer so konnotiert.

Wenn ich mich aber einmal hinsetze und vielleicht ein oder zwei Stunden investiere in eine bessere Struktur, vielleicht sogar mit dem Steuerberater, den man auch schon hat, dem man vertraut und dem mal fragt, was ist eigentlich bei dir möglich, dann kommt man vielleicht darauf, dass man diese zwei Stunden, die man da jetzt investiert hat, dreimal in dem Jahr wieder drinnen hat und im nächsten Jahr dann sowieso.

Diese Hürde, vielleicht kann man jetzt einmal die Sommerferien dazu verwenden, dass man am Strand liegt und sich denkt, jetzt gehe ich es an.

Ich glaube, es rendiert sich wirklich.

Es nimmt wahnsinnig viel Druck raus und es macht Klarheit über das Unternehmen und das ist eigentlich das Schöne daran.

Ja und den Punkt, den du gerade angesprochen hast, finde ich mega wichtig, dass man jetzt nicht sich Tutorials anschauen sollte, wenn man schon mit einer Steuerberatung zusammenarbeitet, dass man sich nicht irgendwie so online auf YouTube Tutorials reinziehen sollte zum, so kannst du deine Buchhaltung automatisieren oder so kannst du das machen.

Fünf Tipps.

Genau, weil dann macht man, erstellt man ein mega komplexes System und steckt da viel Zeit rein, um das zu automatisieren.

Dann schickt man das an die Steuerberatung und dann so, okay, damit kann ich nichts anfangen, weil das einfach für US-basierte Unternehmen vorbereitet wurde, aber nicht für österreichische oder deutsche Unternehmen.

Und deswegen finde ich, ist es extrem wichtig, sich da zusammenzusetzen mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin und dann wirklich die Möglichkeiten zu ertasten.

Was ist möglich? Inwiefern würde das die Arbeit allgemein erleichtern, wenn die Daten in welcher Form aufbereitet werden, in welchem Dateiformat und so weiter.

Also der Kontext von dem, finde ich, ist extrem wichtig, dass man das im Vorhinein klärt und nicht erst Arbeit reinsteckt und im Nachhinein draufkommt so, hey, das war eigentlich unnötige Arbeit, weil das bringt mir jetzt nichts eigentlich.

Genau.

Also voll cool, dass du das noch angesprochen hast.

Jetzt nähern wir uns langsam schon dem Ende der Episode.

Bevor wir jetzt zu den Bullet-Fragen kommen, weil am Ende stehe ich da noch so ganz kurze Bullet-Fragen.

Und davor würde ich dir gerne noch den Raum oder den Platz hergeben, falls du jetzt sagen willst, hey, was macht ihr, was macht die BNAFS, was bietet Jan, wie können sie den Zuschauern helfen, wie können die Zuschauer euch kontaktieren.

Das wird auf jeden Fall alles unten verlinkt sein, aber da kannst du gerne das als Spotlight benutzen, um das, was du machst, was du gerne bewerben würdest, da jetzt bewerben kannst in dem Fall.

Ja, also wir sind eben als Steuerberatung genau in diesem Bereich spezialisiert.

Tatsächlich im Jahr 2023 ist der Mitbewerb auf dem technischen Niveau noch nicht ganz so weit, aber auch wir allgemein als Branche ändern uns jetzt gerade.

Wo wir ganz viel Hirnschmalz und Arbeit und Zeit investieren, ist vor allem in die Prozesse, weil jedes Unternehmen hat Prozesse, dass wir uns die anschauen und definieren und darauf basierend eine Struktur mit der Unternehmerin, mit dem Unternehmer, die vor allem für das Unternehmen nämlich passt, zu definieren.

Und wenn wir das mal geschafft haben, dann ist die Buchhaltung der logische Outcome daraus und dann ist das eigentlich, sollte ja zeitlich am wenigsten intensiver Teil sein von der ganzen Jahresbuchhaltung und von den Steuererklärungen und den Controlling -Auswertungen, die man braucht.

Also unser Ziel ist es wirklich, dass sich das Unternehmen dann auf die Kernprozesse fokussieren kann und dass wir die Auswertungen dazu geben, dass der Unternehmer oder die Unternehmerin sagt, super, jetzt weiß ich ganz genau, wie mein Unternehmen gerade steht, nämlich am besten Monat oder Tag genau, je nachdem, wie wir uns das vereinbaren.

Und ich weiß genau, dass das in meine Richtung geht und mich dabei unterstützt, den Kopf frei zu haben, ohne irgendwie schlechtes Gewissen oder Angst zu haben von Nachzahlungen und diesen Dingen.

Das wollen wir eigentlich unseren Klienten und Klientinnen geben, dieses gute Gefühl, dass sie sich um diesen Part einfach nicht mehr kümmern müssen und zwar jetzt nicht mehr kümmern mit dieser Arbeitsintensität, die sie hatten.

Und wenn wir das geschafft haben und dieses Feedback bekomme ich Gott sei Dank recht oft, vor allem in letzter Zeit, wenn man so ein bisschen sieht, wie die auch wachsen und gerade beim Wachstum spürst du es, dass du eine gute Struktur hast, dann gibt es auch für uns ein unfassbar schönes Gefühl, dass wir da Partner sein dürfen.

Und so sehen wir uns und freuen uns, wenn wir Unternehmen beim Wachsen helfen und zuschauen dürfen und mit dabei sind.

Cool, also von meiner Seite war die Zusammenarbeit immer reibungslos, kann ich nur empfehlen.

Und alle Kontaktdaten, alle Infos werden auf jeden Fall unten verlinkt sein.

Vielen, vielen Dank für die Zeit jetzt.

Ich würde jetzt noch kurz auf die Bullet-Fragen eingehen.

Also zwei davon sind auf WordPress bezogen, da werden wir vielleicht auch die Steuerberatung umwidmen ein bisschen.

Aber die erste Frage ist, wenn es das, was du jetzt gerade machst und Steuerberatung und automatisierte Buchhaltung und alles, was damit verbunden ist, wenn es jetzt BNA-IFS jetzt nicht gibt, was wäre dein Alternativberuf? Ich würde wahrscheinlich tatsächlich irgendwo in der Startup-Beratung sein.

Also entweder ein Startup mit irgendwie auf den Weg bringen.

Ich bin leider zu unkreativ für die coolste Lösung, die es gibt, aber ich bin wahnsinnig begeisterungsfähig und ich würde bei einem Startup mitmachen und das groß machen wollen.

Cool, das haben wir noch nicht gehabt.

Dann stelle ich immer noch so eine Frage, was ist so das Nervigste an der WordPress-Feature, aber in dem Fall ist es ein bisschen blöd, weil du halt mit WordPress relativ wenig oder wenn überhaupt gar nichts zu tun hast, aber keine Ahnung, kannst du vielleicht die Frage so beantworten? Was ist der nervigste Excel-Fehler, der dir jemals untergekommen ist? Zum Beispiel, ja.

Mein nervigster Excel-Fehler ist, wenn Summen überschrieben werden oder wenn Formeln überschrieben werden, weil jemand mit dem Excel-Feature Summen ziehen oder Formeln nicht umgehen kann.

Das treibt mich in den Blutrausch.

Also, dass dann aus einer Formel plötzlich eine Zahl wird und die dann einfach random irgendwo steht und du dir dann denkst, okay, woher kommt das? Und man weiß es nicht.

Ja, dann musst du jede einzelne Zelle durchgehen und schauen, ob da alles passt.

Hast du verloren.

Aber vielleicht am anderen Spektrum, was war so der letzte Aha-Moment, wo du bemerkt hast oder wo du überrascht warst, boah, das kann Excel auch? Immer wieder komme ich auf Dinge drauf, was Excel alles kann.

Also, das ist wirklich lustig.

Ich folge auch auf Instagram so Excel-Gurus, die dann immer so ein paar Shortcuts und sowas machen.

Die liebe ich, aber vielleicht noch kurz, mein Lieblingstool, mein Aha-Tool, was es alles kann, ist Chatshippity, falls ich das schon mal erwähnt habe.

Das verwenden wir tatsächlich.

Natürlich anonymisiert, also wir geben dort keine Klientendaten rein, aber für Standard-E-Mails ist das ist eigentlich gerade mein Aha-Erlebnis fürs Jahr 2023. Dieses Tool verwenden wir kanzleiweit wahnsinnig gerne für Korrespondenzen.

Nicht für fachliche Beratung, das möchte ich vielleicht hier noch kurz erwähnen.

Dann finde ich vielleicht irgendwo meine Buchhaltungsdaten bei Chatshippity.

Wie steht es bei Dominik Liss in der Buchhaltung? Moment.

Start Generating.

Naja, nein, das kann ich aufschließen.

Na gut, gibt es noch irgendeine finale Message, die du an die Zuschauer und Zuschauerinnen weitergeben möchtest? Keep your life simple.

So, in die Richtung.

Das würde eigentlich ganz gut auch zu unserem Motto passen, was wir gerne für unsere Klienten machen würden.

Und manche machen sich viel zu viele Gedanken und es gibt so oft naheliegende Lösungen.

Man muss einfach nur mal bei den richtigen Personen anfragen.

Ja, dann vielen, vielen Dank für deine Zeit und ja, bin schon aufs Spiel gespannt, weil es ein bisschen so ein, ich sage jetzt mal, untypisches Thema ist auf dem Podcast, aber mega wichtig ist, dass irgendwie dann auch, dass da Awareness geschaffen wird, dass es auch wichtig ist, sich mit dem Thema zu beschäftigen.

Ja, ich danke dir vielmals für die Möglichkeit auch.

Es war wirklich sehr, sehr spannend.

Dann sehen wir uns im nächsten Video.

Genau, großartig.

Tschau.

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